Формирование каждой встречи, независимо от её масштабов и сложности, должна начинаться с мысли о концепции. На практике это означает ответы на основные вопросы: что, для кого, с какой целью, где и когда. Пункт встречи должно быть удобным для всех участников. Аренда конференц зала в отеле – один из инструментов успешной организации. Тема встречи должна быть интересной для потенциальных участников и отвечать потребностям рынка. От неё зависит, кто будет приглашен в качестве докладчиков. Было бы также хорошо сочетать тему мероприятия с характером выбранного места – если встреча посвящается разработке, новым технологиям или инновациям, убедитесь, что выбрали современный конференц-центр.
Успех мероприятия во многом зависит от выбора и организации места. Имеет огромное значение, свидетельствует о вкусе и престиже события. Выбор обычно связан с деталями – количеством гостей, датой и тематикой. Для комфортного обмена мыслями позаботьтесь об аренде конференц стола, который будет соответствовать числу гостей.
Было бы неплохо совместить тему и специфику помещения – современный конференц-центр станет подходящим пространством для проведения дискуссии по новым технологиям. Интересной идеей для размещения такого типа события являются привлекательные места, связанные с историей, в окружении памятников и музеев под открытым небом. Это создаст уникальную атмосферу и заставит участников долгое время помнить о конвенции.
Если мероприятие носит национальный или международный характер, стоит обратить внимание на удобный доступ к объекту или предоставить транспорт, а при необходимости и размещение.
Как и при организации любого другого ивента, хороший план это ключевой фактор успеха. План должен быть:
Важным этапом составления плана конференции является определение ее цели и группы получателей. Многие факторы зависят от бюджета, выбора ораторов, местоположения, питания или дополнительных услуг.
Следует помнить, что для многодневных конференций требуется гораздо более масштабная подготовка, связанная с предоставлением питания и проживанием участников. Об этом стоит подумать на этапе планирования. В ходе разработки сценария будет также описан тип сотрудничества с субподрядчиками и будут определены ожидаемые затраты.