Любой бизнес, особенно с большим штатом наемных работников, ищет пути оптимизации для снижения расходов. Расчет начислений заработных плат, оформление больничных, заполнение трудовых книжек требуют от компании выделения существенных ресурсов на кадровый отдел. Экономия на профессионализме его сотрудников или их числе приведет к негативным результатам. Чтобы обезопасить бизнес от ошибок в ведении документации и, как следствие, штрафов и проверок от контролирующих органов, можно заказать услуги аутсорсинга кадрового учета. Рассмотрим, когда такое решение оправдано.
Не всегда целесообразно содержать отдельный кадровый штат или расширять уже существующий для выполнения краткосрочных задач. Например, сезонный наем работников актуален только несколько месяцев в году. Это же относится и к юристу. Компания может пользоваться его услугами до 5 раз в год, остальное время сотрудник не выполняет никаких задач, а заработная плата при этом выплачивается.
Кроме того, недостаточная квалификация бухгалтера компании или большая нагрузка может привести к возникновению критических ошибок, что грозит проверками от контролирующих органов. Перевод кадрового учета полностью или частично на аутсорсинг позволит:
сократить расходы на персонал, оборудование, помещения;
пользоваться готовыми алгоритмами профильной компании и услугами квалифицированных специалистов без необходимости их самостоятельного подбора;
высвободить ресурсы компании для выполнения стратегических бизнес-задач;
привести документацию в актуальное законодательству состояние, чтобы сократить риски в сфере трудовых отношений;
гарантированно получить услугу в оговоренном объеме к требуемой дате.
Еще одно преимущество — это возможность сотрудничать разово или на постоянной основе. Краткосрочное обращение к услугам сторонних специалистов оправдано в случаях, когда главный бухгалтер, юрист или кадровик ушел в отпуск, взял больничный или занят решением первостепенных задач. Такой формат удобен и для проверки документации на соответствие Трудовому кодексу, а также при необходимости оперативного поиска и найма сотрудников или, напротив, массовом сокращении персонала.
Долговременное сотрудничество удобно для небольших компаний, которым финансово невыгодно содержать крупный штат кадрового персонала, оплачивать лицензионное ПО, приобретать технику и т. д. Аутсорсинговые услуги позволят:
грамотно подготовить зарплатные документы;
оперативно и корректно заполнить трудовые книжки сотрудников;
сопроводить заключения договоров;
получить качественную консультацию;
оптимизировать работу кадрового отдела благодаря шаблонам и алгоритмам аутсорсинговой компании;
составить табели рабочего времени;
отразить больничные, отпускные, командировочные в наглядном отчете;
Кроме того, существует формат сотрудничества, когда только часть обязанностей делегируется представителям аутсорсинговой компании. Такая возможность избавит от необходимости поиска и найма узкоспециализированных специалистов. Особенно это удобно, когда периодичность соответствующих задач возникает несколько раз в год.
Нужно убедиться, что компания работает на рынке Украины не первый год и оценить ее профессиональную репутацию. Доверять такую ответственную задачу нужно только специалистам с опытом. В противном случае существует риск получить некачественные услуги. Чтобы избежать подобных рисков, изучите доступную информацию о компании, прочтите отзывы, а также обязательно заключите договор перед сотрудничеством.
Украинское подразделение UCMS Group предоставляет услугу аутсорсинга кадрового учета. Компания продуктивно работает с 2006 года. При начале сотрудничества специалисты UCMS Group Ukraine детально вникают в особенности бизнеса, внимательно выслушивают пожелания клиента. Для осуществления рабочих задач используются наиболее современные и проверенные инструменты, позволяющие достичь качественного результата в разумные сроки.