Для того чтобы стать организатором конференции, необходимо иметь хотя бы небольшой опыт участия в конференциях. Без этого будет трудно, если Вы, конечно, не организатор от Бога. Я постараюсь поделиться с читателями некоторыми простыми советами, которые помогут организовать конференцию любого масштаба.
Общие моменты
Если Вы решили провести конференцию, значит должны определиться с основными целями этого мероприятия и у Вас есть представление о целевой аудитории. Теперь нужно подумать, как подать информацию в том виде, чтобы она легко воспринималась. Для этого, прежде всего, нужно найти ведущих (выступающих). Желательно наличие системы визуального отображения информации, но об этом чуть ниже.
После этого нужно позаботиться о помещении. Вероятно, что у Вас не своего помещения. В этом случае легко подойдет аренда конференц-зала. Благо, в наше время существует достаточно фирм, которые занимаются конференц-сервисом и непосредственно проведением мероприятий. Если Вы хотите сэкономить, то нужно только арендовать зал, а остальными организационными вопросами заниматься самому.
Важно выбрать для роли спикеров таких людей, которые смогут достойно представить вашу организацию. Делегированные на пресс-конференцию должны идеально ориентироваться в тематике, быть готовым к любому вопросу и всегда знать, что отвечать. Не рекомендуется больше трех-четырех представителей организации – участников пресс-конференции.
Роли среди участников должны быть четко распределены: например, один человек расскажет про саму общественную организацию (программу, цели), два – про проекты и т.п. Транслируемая информация не должна дублироваться.
Не менее важнен выбор ведущего или модератора. Если вдруг возникнет ситуация, когда у журналистов не будет вопросов, задача модератора – оживить дискуссию, найти новые темы. Для важной пресс-конференции (хотя не важных не бывает) можно обратиться к профессиональному модератору.