Багато хто чув слово «тендер» і здебільшого розуміє його значення. Певною мірою воно є синонімічним до слова «торги» і означає процес відбору кращої конкурентної пропозиції на постачання певних товарів або на надання послуг.
Визначення найкращої пропозиції може виявитися не таким простим завданням, якщо закупівельний процес не систематизований. Є багато різних факторів, що впливають на кінцевий успіх. Це і фінансова складова, і умови постачання, і якість продукції. Не завжди вдається домогтися балансу ціни та якості, це довічна проблема.
Зараз торги відбуваються на електронних торговельних майданчиках. Це значно спрощує взаємодію організатора і постачальника. Тендер проходить на певних умовах, і вони залежать від того, про які саме торги йдеться.
Якщо це державні тендери, то вони регламентуються законом України «Про державні закупівлі». Закон передбачає проведення торгів через електронну систему ProZorro, що забезпечує відкритість та прозорість держзакупівель. На електронних майданчиках, які працюють з ProZorro, розміщуються закупівлі, заявки на участь в яких може подати будь-який постачальник, що відповідає заданим критеріям.
Якщо це комерційні торги, то вони не регламентуються ніякою законодавчою базою. Правила затверджуються безпосередньо замовником і торговим майданчиком, на якому проводиться тендер. З огляду на кількість комерційних організаторів, цей вид торгів зараз є дуже популярним. Електронними тендерами користуються всі сучасні прогресивні компанії. Організаційні моменти комерційних торгів в основі своїй взяті з закону про державні закупівлі та адаптовані під потреби конкретних компаній.
Тендери комерційних підприємств можуть бути відкритими та закритими.
Закриті проводяться для певних постачальників. Зазвичай це актуально в тому випадку, якщо товар може бути наданий обмеженою кількістю постачальників. Або навпаки – замовник хоче уникнути занадто великого напливу учасників, зважаючи на популярність товару або послуги. Також можливий варіант дотримання конфіденційності.
Відкриті являють собою торги, в яких можуть взяти участь всі охочі. Вказуються дані про предмет закупівлі, бажані властивості, кількість, умови доставки, дати закінчення подачі заявок, прописується назва підприємства та контактні дані організатора. У тендерній документації вказуються більш детальні подробиці про предмет закупівлі та кваліфікаційні вимоги до постачальників. Ця інформація повинна бути повною, правдивою і вичерпною – від цього залежить розуміння постачальниками суті запиту.
Етапів тендера може бути кілька: відбуваються переговорні процедури, уточнюються умови. Після того, як прийняття заявок закінчено і всі переговори проведено, замовник вибирає пропозицію, що є для нього найбільш слушною.