Ще у 2020 році підприємці отримали змогу працювати з програмними реєстраторами розрахункових операцій (РРО). Які стали гідною альтернативою традиційним касовим апаратам. Сервіс Checkbox не потребує фізичних пристроїв, тому що це софт, що завантажується на будь-який гаджет (комп'ютер, смартфон, планшет) з операційною системою та підключенням до Інтернету. Розглянемо 5 кроків до розрахункової технології майбутнього.
Підприємець або інша відповідальна особа повинна мати кваліфікаційний електронний підпис, щоб мати змогу підписувати фіскальний чек. Також, розрахункові операції з продажу можна завірити електронною печаткою, яка оформлюється на власника бізнесу. Отримати електронні документи можна у кваліфікованих постачальників електронних довірчих послуг або у банку.
Щоб завантажити софт Чекбокс на цифровий носій (комп'ютер, ноутбук, планшет, смартфон), потрібно пройти онлайн-реєстрацію. Вказати треба юридичні реквізити та систему оподаткування підприємства.
Співробітники компанії протягом одного дня безкоштовно налаштують програму належним чином. За перший місяць, як за тестовий період, абонентська плата не стягується. Далі, потрібно буде платити 149 грн. на місяць за одну касу. Якщо підприємство має декілька подібних кас, абонплата суттєво зменшується.
Технічна підтримка сервісу завжди прийде на допомогу у разі виникнення проблем з експлуатації софту.
Для подальшої роботи потрібно зареєструвати необхідну кількість кас та працевлаштованих касирів, які будуть проводити продажі. Для цього співробітників реєструють в електронному кабінеті підприємця. Тому що, існує прив`язка касира до роботодавця. Коли касир відкриває зміну, програма підтягує його ЕЦП. Таким чином, у чеку буде вказано ім'я та прізвище касира.
Для кожної зареєстрованої онлайн-каси сервер ДПС присвоює фіскальний номер з внесенням даних до Реєстру програмних РРО.
Завдяки перевагам софту, у процесі експлуатації можна користуватися його розширеними функціями. Наприклад, Сheckbox здатен на швидку інтеграцію з системами автоматизації бізнесу. Що дає змогу завантажувати бази даних товару та іншу потрібну інформацію без ручного внесення. Тож, прога зберігає всі дані щодо товару, його характеристики та ціни. Та показує все це на фіскальному чеку.
Ще однією корисною функцією є автоматичне формування Z-звіту в кінці зміни та передача його до ДПС, де він і зберігається. Таким чином, можна не вносити дані до Книги обліку розрахункових операцій. А аналітика дозволяє контролювати продажі будь-якого періоду, зміни, касира тощо.
Одним з недоліків традиційного РРО було те, що процес фіскалізації відбувався всередині пристрою у спеціальному блоку. А програмний реєстратор передбачає фіскалізацію, тобто присвоєння чеку фіскального номера, в автоматичному форматі на сервері податкової служби. Відповідно, дані щодо продажів автоматично передаються та зберігаються на порталі.
Головною перевагою сервісу Чекбокс є формування електронних чеків, а також QR-коду. Що дуже зручно. Електронний формат завжди можна переслати на пошту чи месенджер покупця. А якщо треба надрукувати паперовий чек, достатньо приєднати принтер.
Тепер не потрібно переплачувати за громіздку стаціонарну касу, шукати їй відповідне місце, обслуговувати її. Достатньо безкоштовно завантажити софт Checkbox та зареєструватися на сайті. І вже протягом робочого дня, можна приступати до здійснення торгових операцій.